Günümüzde e-postalar, iletişimimizin merkezi bir parçası haline geldi. Ancak, bu iletişim aracının sunduğu kolaylık ve erişilebilirlik, zamanla bazı beklenmedik sonuçlara yol açabilir. E-postaların karışıklığı, sadece dijital kutularımızı doldurmakla kalmaz, aynı zamanda zihinsel durumumuzu da etkiler. Bu da demek oluyor ki , " zihniniz e-postanız kadar karışık! " Ne kadar karışık bir e-posta, o kadar karışık bir zihin, o kadar karışık bir davranış gösterme eğiliminde olduğumuzu gösterebilir. Bu durum, e-postalarımızın ve zihinsel sağlığımızın arasındaki ilginç ilişkiyi incelemeye değer bir konu.
E-posta kutularımıza giren binlerce ileti arasında kaybolmak, karmaşık yapıları düzenlemeye çalışmak ve önemsiz içeriği ayıklamak zihinsel olarak yorucu olabilir. Peki, e-postaların bu karmaşıklığı, zihinsel durumumuz üzerinde nasıl bir etkiye sahip olabilir?
E-posta karmaşası, zihinsel sağlığımızı etkileme potansiyeline sahip çeşitli faktörlerle ilişkilendirilebilir. Örneğin, birçok e-posta arasında önemli iletileri kaçırma endişesi, sürekli olarak takip etme ve yanıtlama baskısı, iş ve özel yaşam dengesini bozabilir. Bu, kaygıyı artırabilir ve stres düzeylerini yükseltebilir.
Ayrıca, karmaşık e-posta kutularıyla başa çıkmak için harcanan zaman ve enerji, diğer önemli görevlerimize odaklanmamızı zorlaştırabilir. E-postaların hızla artan akışıyla birlikte, sürekli olarak içerikleri organize etme ve yönetme gerekliliği, bilişsel yükümüzü artırabilir. Bu da, dikkat dağınıklığına, verimlilik kaybına ve hatta yaratıcılık düşüşüne neden olabilir.
E-posta karmaşasının zihinsel sağlığımızı nasıl etkilediğini anlamak, daha sağlıklı ve dengeli bir dijital iletişim ortamı oluşturmak için önemlidir. Belki de daha az karmaşık bir e-posta deneyimi, zihinsel olarak daha iyi bir durumda olmamızı sağlayabilir. Bu noktadan yola çıkarak, e-posta kullanım alışkanlıklarımızı gözden geçirmek ve daha verimli iletişim yöntemleri geliştirmek, hem iş hem de kişisel hayatımızı olumlu yönde etkileyebilir.
E-postaların karmaşıklığı ve zihinsel durumumuz arasındaki bu ilginç ilişkiyi daha derinlemesine incelemek, hem bireysel hem de toplumsal düzeyde önemli bir konu olabilir. Zihinsel sağlığımızı korumak ve iletişimimizi geliştirmek için daha dikkatli ve bilinçli e-posta kullanımı, daha dengeli ve mutlu bir yaşam için önemli bir adım olabilir.
E-postalara harcadığınız zamanı nasıl yarı yarıya azaltabilirsiniz? Her gün "gelen kutusu sıfırına" nasıl ulaşabilirsiniz?
Ultra üretken insanların e-postalara çoğumuzun tepki verdiği gibi tepki vermediğini öğrendim. Hiçbir şekilde tepki vermiyorlar. E-posta işlemeyi diğer herhangi bir görevde olduğu gibi ele alıyorlar; planlanması ve mümkün olan en kısa sürede tamamlanması gereken bir faaliyettir.
Ultra üretken insanların tamamı aynı sistemi takip etmese de, çoğunun aşağıdaki kuralları yansıtan alışkanlıklara sahip olduğunu ve e-postaları sürekli "kontrol etmek" yerine, e-postaları "321 Sıfır Sistemi" ne benzer bir yöntem kullandıkları gözlenmiştir.
Kural 1, e-posta bültenlerine aboneliğinizi iptal edin. Gerçekten tüm bu flaş günün fırsatı tekliflerine abone olmanız gerekiyor mu? Şu viral tıklama tuzağı “haber” manşetleri mi? Şirketlerin gününüze izinsiz girmesine izin vermeyin. Bu haber bültenlerini gerçekten istiyorsanız, onlar için ikincil bir e-posta adresi kullanın ve hepsini bir kerede okumak için mesai saatleri dışında zaman ayırın.
Kural 2, tüm e-posta bildirimlerini kapatın. E-postanın acil bir iletişim biçimi olması amaçlanmamıştır, bu nedenle e-posta bildirimleri almak iyi bir şey değildir. Bildirimler konsantrasyonunuzu, çalışma temponuzu ve toplantılar ve konuşmalar sırasında mevcut olma ve dikkatli olma yeteneğinizi kesintiye uğratır. İster sesli bir çınlama, ister telefon titreşimi, ister her yeni e-postayla birlikte açılan küçük bir pencere olsun, bunları kapatın.
Kural 3, iletmeden, cc veya bcc'den önce iki kez düşünün. Wall Street Journal'da bildirildiği üzere Londra merkezli International Power, üst düzey yöneticilerini bir e-postayı iletmeden veya herhangi birini cc: satırına eklemeden önce "iki kez düşünmeye" teşvik ederek toplam e-posta trafiğini yüzde 54 oranında azalttı. Daha az e-posta gönderirseniz daha az e-posta alırsınız.
Kural 4, e-postaları kısa tutun; gerçekten kısa. E-postaları iş mektuplarından ziyade kısa mesajlar gibi düşünün. Kısa olmanın kabalık olmadığının farkına varın; bu diğer kişinin zamanına saygı göstergesidir.
E-postaları kısa ve tatlı tutun. Yıllar geçtikçe kendimi üç cümlelik e-postalar yazmaya, gereksiz şeyleri dışarıda bırakmaya ve yalnızca en önemli noktaları saklamaya alıştırdım. Hem benim zamanımdan tasarruf sağlıyor hem de okuyucunun zamanından tasarruf sağlıyor.
-HootSuite CEO'su Ryan Holmes
Kural 5, e-postayı 4D ile işleyin.
Bir e-postayı her açtığınızda şunu sormalısınız: Bu e-postayı silebilir miyim? Neredeyse sınırsız depolama alanına sahip bu günlerde, çoğu şeyi gelecekte tekrar geri almak için arama işlevini kullanabileceğinizi bilerek Arşivle düğmesine basmak kolaydır. Veya benzer şekilde, onu bir klasöre taşıyarak veya ona bir ad vererek "dosyalayın".
Bunu başka birine devredebilir miyim? Cevabınız evet ise mesajı hemen iletin.
Beş dakikadan daha kısa sürede yapabilir miyim? Bir e-postayla beş dakikadan daha kısa sürede ilgilenebiliyorsanız, bunu hemen yapmalısınız. Daha sonra silin/arşivleyin.
Erteleyebilir miyim? Geriye kalan seçenek kişisel olarak yanıtlamanız gereken bir e-posta olacaktır, ancak bu beş dakikadan uzun sürecektir. Bu durumda, takviminizde yanıt vermek için hemen bir zaman planlamak (yani ertelemek) isteyeceksiniz.
Son olarak, ultra üretken insanlar e-postalara sürekli check-in yaparak yanıt vermezler. Bunun yerine, e-postaları planlanmış çalışma sprintlerinde işlerler.
İzin verirseniz toplantılar, telefon görüşmeleri ve e-postalar tüm gününüzü mahvedebilir ve büyük düşünmeniz için size çok az zaman bırakır. E-postalarınızı günde yalnızca birkaç kez kontrol edin.
-Jonah Berger, Pennsylvania Üniversitesi Wharton Okulu'nda pazarlama profesörü
“321Zero Sistemini” kullanmak gelen kutunuzu sıfırda tutacaktır. Peki bu nasıl çalışıyor?
1) E-postanızı günde üç kez işleme almayı planlayın (sabah, öğlen, gece).
2) Telefonunuzun zamanlayıcısını 21 dakikaya ayarlayın.
3) Bu süre içinde sıfır gelen kutusuna ulaşmaya çalışın.
Bundan bir oyun çıkar. 21 dakika kasıtlı olarak yeterli bir süre değildir, ancak odaklanmanızı sağlayacak, yanıtlarınızın kısa olmasını sağlayacak ve internetin dikkat dağıtıcı harika dünyasına giden bağlantılara tıklamaya başlamamanızı sağlayacaktır.
Bu basit bir uygulamadır!
Her gün açılmamış mail kalmayana ve alakasız e-posta listelerinden çıkmak için kendinize zaman ayırmalısınız. Bunu yaptığınız taktirde açılan (okunan ve gerekiyorsa dönüş yapılan) her mail beyin tarafından tamamlanan bir görev olarak algılanır.
Diğer bir önemli konu gereksiz e-posta listelerinden çıkmak. Olumsuz alışveriş davranışlarından işiniz olduğu halde gelen iş ilanlarına kadar kurtulmuş olursunuz. Bu eylem basit ama uzun vadede hayatınızı sizin kontrol ettiğinizin bir işaretidir.
